Kwaliteit op Tijd
In 2020 kende Veilig Thuis een flinke stijging van het het aantal meldingen (19%), adviezen (45%) en diensten ‘voorwaarden & vervolg’ (61%). Vandaar dat we het jaar 2021 van start gingen met een werkvoorraad. Om Veilig Thuis wachtlijstvrij te maken ontwikkelde bureau TOC Resultants het project ‘Kwaliteit op Tijd’.
Verbetervoorsteller
“We willen bij het afhandelen van meldingen de wettelijke termijn beter behalen”, licht beleidsmedewerker Marie-Christine van Dongen het doel van het project toe. “Ook als het aantal meldingen weer groeit.” Twee adviseurs van TOC liepen mee bij Veilig Thuis om de werkprocessen en doorstroom te optimaliseren. Dit leverde een aantal verbeteringen op, zoals: het schrappen van handelingen die niet echt nodig zijn, secuurder vastleggen van processtappen, een intern en extern dashboard en een wekelijks overleg met collega’s van alle Veilig Thuis-onderdelen. ”Met name door de laatste twee verbeteringen kunnen we veel gerichter actie ondernemen. In het dashboard houden we de cijfers bij en in het overleg bespreken we hoe we kunnen bijsturen.”
Kwaliteit voorop
Op 25 maart 2021 ging het project van start en eind van het jaar waren de wachtlijsten zo goed als weggewerkt. “Een succesvol project”, beaamt Marie-Christine. “De kunst is natuurlijk om dit zo te houden. Er ligt een plan ‘Hoe blijven we wachtlijstvrij’. Hierin staat onder meer dat de backoffice- en frontoffice-medewerkers elkaars taken kunnen overnemen als dit nodig is. Ze zijn daar inmiddels ook voor opgeleid. Ook zijn we allemaal getraind om anders te werken: doe wat je moet doen, vraag je af wat waarde toevoegt en sluit af wat je af kunt sluiten.” De kwaliteit van de dienstverlening mag er niet onder lijden, benadrukt ze. “Vandaar ook de naam van het project: onze cliënten moeten snel én goed geholpen worden.”